در وضعیت جدید شرکتهای امروزی مطلب نوینی با عنوان مدیریت نیروهای هوشمند مطرح شده است که اثرات زیادی بر موفقیت های سازمانی دارد . عباراتی چون مدیریت سرمایه انسانی ، مدیریت روابط کارکنان ، مدیریت نیروی کار و مدیریت افراد هوشمند مفاهیم جدیدی نیستند ، اما عبارت آخری در برنامه منابع انسانی شرکتهای گذشته جائی نداشته است . در اغلب شرکتها فعالیت هائی مانند برنامه استخدام و گزینش ، آموزش و توسعه ، مدیریت عملکرد ، برنامه نیروی کار ، حقوق و دستمزد و سایر برنامه های منابع انسانی یا فعالیت های آموزشی ، اکثرا در واحد جداگانهای سازمان می یافت.
موضوع مدیریت جذب و نگهدای افراد هوشمند و فرهیخته معمولا بخش کم اهمیتی در فعالیت های مدیرت منابع انسانی بوده و ارتباط کمی با سایر بخش ها داشت و سازگاری مناسبی با اهداف تجاری شرکتها نداشت و معیار لازم برای سنجش اثرات آن بر سایر بخش های سازمان در نظر گرفته نمی شد .
در چند سال گذشته عدم توجه به به موضوع مدیریت افراد هوشمند در سازمانها ، موجب از دست دادن تعدادی از نیروهای متخصص بعضی سازمان ها شد در نتیجه افراد باقی مانده تخصص لازم و بهنگام را دارا نبوده اند . بنابراین برای اینگونه سازمان ها ، مسیر مشخصی برای حصول به موفقیت وجود ندارد و بدون یک راه حل استراتژیک ، تجمیع و یک جهت نمودن فعالیت های متفرق منابع انسانی ، امکان پایداری و پیشرفت به وجود نمیآید .
دلیل عمده ، این واقعیت است که دانش نوین و تکنولوژی بالاخره اثرات خود را بر ساختار و عملکرد سازمانها می گستراند . کاربردها و روش های نوین کنونی ، سازمانها را قادر می سازد که بسیاری از عملکردهای مدیریت افراد هوشمند را تلفیق ، خودکار و قابل اندازه گیری نموده و برای تعیین وضعیت و تناسب افراد با اهداف استراتژیک تجاری و آینده سازمان ، روشهای دقیق و فوری فراهم نمایند .
● نیاز به فن آوری مدیریت افراد هوشمند
عبارت « مدیریت افراد هوشمند و متخصص » غالبا مترادف با عباراتی مانند برنامه ریزی پیشرفت ، مدیریت سرمایه انسانی ، برنامه ریزی منابع و مدیریت عملکرد کارکنان به کا رمیرود . برای تامین تقاضای مدیریت افراد هوشمند و متخصص ، تجمیع راه حل ها لازم است که بدین ترتیب تعداد زیادی فرم تقاضا گردآوری می شود . تدوین کنندگان سیستم های مدیریت منابع انسانی ، که در گذشته لازمه ساختار بسیاری از سازمانها بود ، شروع به ایجاد گردآوری تقاضاهای در حال افزایش به سیستم و نگهداری آنها نموده اند که این امر خود موجب یک لایه استراتژیک در ورای فعالیتهای مدیریت منابع انسانی خواهد شد . تعدادی از شرکتها دریافته اند که فرمهائی که از طریق تلفیق سیستم های قبلی با وضعیت جدید ارائه می شوند ، به اندازه تقاضاهای موردی ، موثر نیستند .
چالش مهم شرکتها این است که اغلب شرکتهای کوچک و خصوصی فاقد ساختار لازم برای توسعه و تکامل سیستم منابع انسانی و پذیرش راه حل های جدید هستند .
راه حل دیگر برای تعدادی از سازمانها ، بکارگیری مدیریت آموزش برای ایجاد جهش در سازمان و برای رسیدن سریعتر به راه حل مدیریت افراد هوشمند است . به علت تمرکز زیاد بعضی از سازمانها در موضوع آموزش در سالهای گذشته ، سیستم های مدیریت آموزش حالابه جریان اصلی درشرکت تبدیل شده اند. این تغییر بدین علت روی داده است که سازمانها تشخیص دادند که مدیریت آموزشی واقعی و توسعه عملکردها نیاز به سیستم متمرکز با حمایت تکنولوژی اطلاعاتی دارد که با فعالیت های مدیریت منابع انسانی ترکیب شده باشد .
● زبان مشترک در مدیریت منابع انسانی
یکی از موارد مهم برای متقاضیان شغل آن است که قابلیت ها و توانائی های خود را به عنوان یک زبان مشترک بکار برند . در یک واحد مدیریت کارکنان گسترده و هوشمند ، قابلیت های متقاضیان موضوع مهمی در سراسر مراحل کارمی باشد . قابلیت ها ، شرحی کلی از توانائی ها لازم برای یک کارمند یا کارگر است که در موفقیت های وی نقش دارد . قابلیت ها ، مهارتهای ترکیبی ، دانش ، گرایش ها و ارزش ها که معمولا بین مهارتهای کلی یا مهارتهای غیر یدی تقسیم می گردد . قابلیت های کلی می تواند معمولا برای تعدادی از سمت ها و مشاغل که نوعا مرتبط با اهداف استرانژیک ، کاربرد داشته باشد ، در حالی که قابلیت های فنی و تکنیکی وضعیت مشخص تری داشته و تمرکز بر حرفه فرد یا واحد سازمانی دارد .
در اغلب شرکتها فرصت مناسب از دست میرود زیرا اعتقاد بر این است که قابلیت های افراد در مراحل استخدام کشف می شود ، ولی به ندرت آشکار شدن واقعی این قابلیت ها ی فرد قبل از استخدام اشکار می گردد و این موارد ممکن است پس از استخدام فرد ، مشخص شود . این امر بعضی از متخصصان را ناراضی می نماید .
در سیستم مدیریت منابع انسانی و مدیریت افراد هوشمند این توانائی وجود دارد که فرایند لازم سازمانی برای تشخیص ، گزینش و شفاف سازی وضعیت افراد را ایجاد کند.
در پاره ای از سازمانها افراد هوشمند و فرهیخته در داخل آنها وجود دارد ولی وضعیت آنها روشن و آشکار نیست چون در سازمان وضعیت و طبقه بندی مهارتها و تخصص ها روشن نمی باشد . در اکثر سازمانها نحوه عملکرد کارکنان از شرح شغل آنها شناخته می شود ولی در تعدادی از سازمانها ، مدیران و مدیر منابع انسانی نسبت به مطالب مندرج در سوابق کاری و تجربی افراد دچار فراموشی فوری شده و در مراحل بعدی آنها را نادیده می گیرند.
فقدان انتقال اطلاعات فقط در مراحل استخدام روی نمی دهد بلکه کمبود داده های لازم بین بازنگری عملکرد و آموزش افراد نیز نمایان است . به همین ترتیب یکی از جاهائی که این ترکیب فنی در طیف مدیریت افراد هوشمند روی میدهد بین مدیریت عملکرد و مدیریت آموزش است . در حالی که هر شرکتی نوعی فرایند بازنگری عملکرد دارد ، پیش بینی می شود که حدود یک سوم سازمانها یک سیستم و فرایند ارزیابی عملکرد دستی دارند و تعداد کمتری ، ممکن است فرایند خودکار داشته باشند . این وضعیت در حال تغییر است و اغلب مدیران باور دارند که بازار تولید و فروش نرم افزار مدیریت عملکرد ، رشد سریعتری نسبت به سایر نرم افزار های مدیریت افراد هوشمند دارد .
این دو فرایند به صورت طبیعی از طریق مهارت ها و قابلیت ها و آموزش با همدیگر پیوند دارند . به همان نسبت که سازمان ها بدنبال بزرگتر شدن و گسترش مدیریت افراد هوشمند هستند ، اولین گام برقراری ارتباط بین این دو فرایند یا کاربرد آنها میباشد.
طرف دیگر
● معادله
امروزه فنآوری مدیریت افراد هوشمند می تواند برای سازمان عامل موفقیت باشد ولی باید توجه نمود که فنآوری فقط یک طرف معادله است . بزرگترین سیستم مدیریت افراد هوشمند اگر قابلیت تطبیق و ترکیب با سایر سیستم ها را نداشته باشد ، نظامی بی ارزش در بازار کار خواهد بود . هر شرکتی به نظام ذخیره اسامی داوطلبان و متقاضیان شغل ، فرایندهای مربوطه ، پاسخگوئی به پرسش ها در باره سمت و سوها و مشخص کردن فرد مسئول برای اخذ آنها ، نیاز دارد . مهم تر از این ها ، شرکتها بایستی وضعیت ذخیره تقاضاهای موجود را به نسبت هر واحد تفکیک نمایند تا با ایجاد فضای محیطی مناسب ، فنآوری بتواند انجام امور راتسهیل نموده و برنامه ها را با اهداف استراتژیک سازمان تطبیق دهد .
در یک برنامه خوب مدیریت افراد هوشمند ، ترکیب برنامه مدیریت با سایر برنامه ها ، برنامه ریزی موفق و رهبری تکامل یافته در جهت فرایندهای استراتژیک بازرگانی منظور می گردد . وقتی فرایندها به آرامی و روان در حال جریان باشد آنگاه مدیران سازمان حس روشنی نسبت به توانائی اجرای صحیح برنامه های استراتژیک توسط رهبری سازمان خواهند داشت .
در بسیاری از سازمانهای پیشرو ، مدیریت با ایجاد معیارهای لازم این اطمینان را به وجود می آورد که فرد مناسب با مهارت لازم برای شغل متناسب و در زمان صحیح برای حصول اهداف استراتژیک به استخدام سازمان درآید .
● روش های نوین جذب افراد
با آنکه تغییرات اجتماعی و شرایط اقتصادی بر کار استخدام سازمانها و جذب افراد با کارائی بالا ، تاثیر گذارده و فشار وارد می آورد ، شرکتهای پیشرو برای فعال نمودن فنآوری ها جدید و برقراری ارتباط با کاندیداها و کارکنان موجود ، نسبت به ایجاد ذخیره اطلاعات از افراد هوشمند و متخصص اقدام می نمایند . سیستم های جدید و بانک های اطلاعاتی شرکتهای پیشرو را قادر می سازد که هزینه استخدام به ازاء هر فرد را به میزان حدود ۷۰% و هزینه زمان استخدام هر فرد را تا میزان ۵۰% کاهش دهند .
شرکت های پیشرو تشخیص داده اند که تحرک داخل سازمانی و جا بجائی افراد از یک واحد به واحد دیگر ، یک روش موثر و کاهش دهنده هزینه برای گسترش حضور افراد هوشمند است و می تواند به عنوان بخشی از استراتژی کاهش کارکنان نیز تلقی شود .
نرم افزارهای جدید و بانک های اطلاعاتی متقاضیان و کارکنان این توان را دارند که برای کلیه سطوح سازمانی برنامه داشته باشند و قادرند با توجه به نمودار سازمانی گزارش های لازم را تهیه و ارائه نمایند . اگر یکی از مدیران اجرائی بخواهد به صورت ناگهانی به همکاری خود با سازمان خاتمه دهد نرم افزار می تواند افراد جایگزین را پیشنهاد نموده و آثار این جابجائی را درسطوح پائین تر نشان دهد . همچنین این نرم افزارها می توانند در هنگام ادغام دو شرکت یا تملک جدید ، پیش بینی و پیشنهاد استخدام جدید یا جابجائی افراد را نیز ارائه نمایند .
● نیاز به مدیریت منابع انسانی افراد هوشمند و متخصص
در دوره چالش های اقتصادی ، در حالی که بسیاری از سازمانها و شرکتها به انقباضی نمودن بودجه و توقف پروژه ها روی می آورند مدیران شرکتهای صنعتی و بازرگانی پیشرو دانش محور به سرمایه گذاری برای انتخاب نیروهای ماهر و بوجود آوردن استراتژی های جدید می پردازند . مدیران شرکتها به این امر واقفند که برای موفقیت در اجرای برنامه های تجاری شرکت در فضای اقتصادی و محیطی ، بایستی افراد مناسب ، در سمت های درست و به موقع جذب شوند . همچنین افراد قابل و با تخصص های لازم بایستی با هزینه و دستمزد مناسب گزینش شوند .
برای تحقق موارد پیش گفته نیاز هر سازمان و موسسه ای به مدیریت منابع انسانی فعال و کارائی است که که دارای درک و فهم و احساس مسئولیت لازم برای تامین افراد هوشمند و متخصص با هزینه مناسب باشد ، به شدت احساس می شود . لازمه تحقق این هدف ، ایجاد یک ذخیره و بانک اطلاعاتی از افراد توانای خارجی و کاندیدهای داخل سازمان و نیروی کار متحرک و منعطف و پاره وقت می باشد .
به منظور تعیین افراد اصلی گروه جذب افراد متخصص وماهر و مدیر منابع انسانی افراد هوشمند ، به اطلاع مستمر وارتباط با شرایط بازرگانی و تحلیل نتایج کاربرد معیارهای اصلی نیاز است . این افراد منتخب ، به صورت مدیران ناظر روش های جدید را ارزیابی و گزینش می نمایند و شیوه های نوین پیگیری وضعیت افراد متخصص و ماهر را به اجرا در می آورند تا شالوده موفقیت آینده ، تامین و ایجاد گردد . در شرایط کنونی بازار کار افراد متخصص ، معیارهای سنتی مانند ؛ زمان انجام کار ، هزینه هر مورد استخدام ، درآمد به ازای هر کارمند خیلی کاربرد نداشته و به همین دلیل به تدریج در حال تحول هستند و به معیارهای عملیاتی تر و پیش بینی کننده تبدیل میگردند . در نظام های جدید تمرکز و توجه به جای مقدار بر کیفیت است . شرکتهای امروزی به دنبال معیار های جدید چون ؛ در آمد استخدام جدید ، نرخ شکست و نرخ ماندگاری کارکنان ( فاصله ورود تا خروج از شرکت ) به عنوان سنجش مهم کیفیت کارکنان هستند .
● نتیجه گیری
بهرحال به نظر میرسد لازم است رهبران شرکتها برای موفقیت برنامه مدیریت افراد هوشمند ، به موقع سرمایه گذاری نموده و هزینه های لازم را پرداخت نمایند . در تحلیل نهائی به نظر میرسد که منطقی است که شرکتها و موسسات تجاری که بدنبال منفعت و سودآوری هستند توجه نمایند که این امر با تجدید حیات فنون مدیریت افراد هوشمند و کاربرد فنآوری حاصل می گردد .
جذب اشتباه یا نابجای کارکنان می تواند برای سازمان هزینه های غیر لازم آموزشی و مخارج قانونی و به همین ترتیب ضرر فرصت های از دست رفته را به بار آورد . جمع هزینه مذکور ناشی از استخدام اشتباه کارکنان می تواند زیان هنگفتی برای سازمان ایجاد نماید .
در سالهای نه چندان دور آتی ، واحد مدیریت افراد هوشمند و متخصص می تواند به بخش مهم شرکتها و سازمانها و مزیت رقابتی کلیدی آنها تبدل گردد . روندهای تغیرات جمعیتی در جوامع ، نشانگر آن است که با توجه بازنشسته شدن خیل عظیمی از افراد متخصص و ماهر نسلهای گذشته و فعلی ، بازار کاردر چند دهه آینده با چالش عمده روبرو خواهد شد . حتی اگر بعضی شرکتها و و سازمانها تصمیم به تاخیر در بازنشستگی کارکنان بگیرند و مدت خدمت افراد را طولانی نمایند یا تامین نیروها را به عهده پیمانکاران قراردهند باز هم با چالش کمبود افراد هوشمند مواجه خواهند شد . کاربرد برنامه های نوین ، موجب ارتباط و جذب نیروهای هوشمند و متخصص خواهد شد و همچنین ، سازمانها با افراد بالفعل ارتباط داشته و مسائل بازار کار را زودتر دریابند .
در کشور ما نیز با توجه تغییرات جمعیتی و کاهش نیروهای جوان در سالهای آینده ، بالارفتن سن ازدواج ، بازنشستگی زودتر از موعد کارکنان دولت ، جذب افراد هوشمند توسط شرکتهای بین المللی ، تحرک نیروی کار و سایر موارد دیگر ، مدیران سازمانهای دولتی و شرکتهای خصوصی بایستی برای آینده ، برنامه ریزی داشته و با سیستم های نوین جذب افراد هوشمند آشنا شوند و آنها را به کار گیرند تا با بحران شدید مواجه نشوند .
